A hatékony feladatszervezés lépései

Az előző havi tanulási tippek után most ismét egy vendégszerző, Horváth Sándor osztja meg a hatékony feladatszervezésre vonatkozó tapasztalatait.

„Az időgazdálkodás legnagyobb kihívása talán maga a tervezésre szánt idő. Valószínűleg sokan érzik úgy, hogy amíg a tervezésre „pocsékoljuk” az időnket, addig haladhatnánk is a feladatokkal. Hiába vagyunk tisztában vele, hogy a tervezés önmagában időt képes spórolni, mégis nehéz megfelelő motivációt találni.

Van azonban egy megoldás! Ez pedig az, hogy szokássá alakítod a tervezési folyamatot. Nem szükséges nagy rendszerekre és drága szoftverekre alapozni a tervezési folyamatot. Az az igazság, hogy a legtöbb esetben bőven elegendő egy papír és egy íróeszköz!

Priorizálj papíron!

A legegyszerűbb módja annak hogy minőségi módon tudd megtervezni a napi feladataidat, ha leírod azokat. Az írás több szempontból is hasznos. Egyrészt beindít bizonyos folyamatokat az agyban, melyek serkentik a kreatív készségeket. Másrészt – ha először csinálod, talán meglepő lesz – amint kiírod magadból a bonyolult feladatokat, felszabadítod az elméd kapacitásait, és hirtelen végtelenül egyszerűnek fog tűnni a megoldás.

Saját tapasztalatom

Én már évek óta alkalmazom ezt a módszert, és a mai napig az egyik legnagyobb hatékonyságú eszközöm. Keresőoptimalizálás során és webes fejlesztőként is rengeteg feladattal, problémával szembesülök napi szinten. Az ITZen feladatait ugyan egy fejlett, csapatmunkára alkalmas rendszeren belül is vezetnem kell, de a komoly problémák megoldásához a mai napig is az asztalomon állandósított füzet nyújt segítséget.

A folyamat a következő:

Reggel mielőtt a feladataim bármelyikének is nekifogok, fogom a kis füzetemet, és listaszerűen felírom, mikkel szeretnék ma foglalkozni. Szándékosan nem azt írtam, hogy mivel kell foglalkoznom, hiszen a feladataim száma időnként bőven túlmutat a kapacitásaimon. Legalábbis először így gondolom.

Aztán összeírom a listámat, és már látom hogy milyen sorrendben, melyik feladatot melyikkel párosítva tudok időt spórolni. Ehhez használom a talán már máshonnan is jól ismert A-B-C-D jelölést.

A – Mindenképpen elvégzendő feladat
B – Ha lesz idő rá
C – Másik napon is ráér
D – Delegálható

A priorizálási szinteken belül további sorrend állítható fel, így A1; A2; A3 stb jellegű listát kapok. Minden feladat elvégzése után pihenőt tartok, így újult erővel léphetünk tovább.

Az az igazság, hogy akármennyire durva helyzetben is alkalmaztam eddig ezt a módszert, sosem volt még olyan, hogy legalább az A jelölésű feladatokkal ne végeztem volna. Azt vettem észre, hogy mindig találok egy megoldást arra hogy minden beleférjen a napba.”

A szerzőről:

Horváth Sándor vagyok, az ITZen alapítója. Az ITZen esetében megpróbáljuk mindenki számára átláthatóvá tenni a saját weboldalát. Segítünk bekerülni a Google keresőjébe, és még a weboldalad is elkészítjük ha erre van szükséged.
Link: https://itzen.hu